ERP-System auswählen: Prozesse und Angebote vergleichbar machen

Geschäftsbedarf vor Funktionsliste

Eine lange Liste möglicher Funktionen wirkt vollständig, erklärt aber noch nicht, wie Ihr Unternehmen arbeiten soll. Beginnen Sie mit den Geschäftsereignissen, die zuverlässig durchlaufen müssen. Das können ein Kundenauftrag, eine Materialbeschaffung, eine Produktionsfreigabe, eine Projektabrechnung oder eine Retoure sein. Zu jedem Ablauf gehören Beteiligte, Daten, Entscheidungen und Ausnahmen.

Aus diesen Fällen entsteht ein belastbarer Auswahlrahmen. Anbieter sehen nicht nur einen Modulnamen, sondern den Zusammenhang, den ihre Lösung abbilden soll. Ihr Projektteam kann wiederum erkennen, welche Anforderungen wirklich geschäftskritisch sind und welche nur eine heutige Bediengewohnheit spiegeln.

Den Vergleich für alle Anbieter gleich aufbauen

Eine Shortlist wird aussagekräftig, wenn alle Kandidaten dieselben Aufgaben erhalten. Geben Sie vorbereitete Prozessszenarien, Datenbeispiele, erwartete Rollen und offene Fragen vor. So wird sichtbar, ob ein Ablauf im Standard funktioniert, konfiguriert werden muss oder eine Erweiterung benötigt.

Neben der fachlichen Eignung zählen Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Betrieb, Support und der Umgang mit Produktänderungen. Diese Punkte gehören in dieselbe Bewertungsmatrix. Ein System, das in der Demo überzeugt, kann dennoch ungeeignet sein, wenn der dauerhafte Betrieb nicht zu Ihren Ressourcen oder Schutzanforderungen passt.

Entscheidungen und Annahmen festhalten

Dokumentieren Sie nicht nur Punktzahlen, sondern auch Annahmen, Ausschlüsse und offene Nachweise. Eine Aussage wie „Schnittstelle vorhanden“ reicht nicht. Relevant sind Datenumfang, Richtung, Aktualität, Fehlerbehandlung, Zuständigkeit und laufende Kosten. Dasselbe gilt für Branchenfunktionen, Berechtigungen und Berichte.