Mit realen Geschäftsfällen beginnen

Ein Prozessdiagramm zeigt den Normalweg. Für die Auswahl eines ERP-Systems brauchen Sie zusätzlich Mengen, Fristen, Rollen und Ausnahmen. Beschreiben Sie etwa, wie ein Auftrag mit Teillieferung, abweichender Rechnungsadresse oder gesperrtem Artikel bearbeitet wird. Solche Fälle unterscheiden einen bekannten Menüpunkt von einer tatsächlich geeigneten Lösung.

Formulieren Sie das gewünschte Ergebnis in der Sprache des Fachbereichs. Eine technische Umsetzung wird erst danach festgelegt. Das verhindert, dass alte Systemgrenzen unbemerkt als neue Anforderung fortgeschrieben werden.

Daten und Systemgrenzen sichtbar machen

Zu jeder Anforderung gehören die verwendeten Stammdaten, entstehenden Bewegungsdaten und betroffenen Umsysteme. Klären Sie, welches System für einen Datenbestand verantwortlich ist. Doppelte Eigentümerschaft erzeugt später widersprüchliche Werte und aufwendige Fehlerklärung.

Schnittstellen werden mit Auslöser, Datenumfang, Richtung, Takt, Fehlerweg und zuständiger Rolle beschrieben. Bei rechnungslegungsrelevanten oder personenbezogenen Daten müssen die zuständigen Fachleute die aktuellen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen prüfen. Ein Ratgeber oder Anbieterprospekt ersetzt diese Prüfung nicht.

Prioritäten prüfbar machen

Eine Priorität braucht einen nachvollziehbaren Grund. „Muss“ kann bedeuten, dass ohne die Funktion ein Kernprozess stoppt, eine verbindliche Vorgabe nicht erfüllt wird oder ein ausdrücklich festgelegtes Projektziel verfehlt wird. Anforderungen ohne diesen Bezug werden als wichtig, optional oder später einzuplanen gekennzeichnet.

Ergänzen Sie zu wichtigen Anforderungen ein beobachtbares Akzeptanzkriterium. Dann kann eine Demo, ein Test oder eine Abnahme dieselbe Frage beantworten.

Ihre ERP-Auswahl wird konkret?

Beschreiben Sie Unternehmen, Ausgangslage und Planungsstand. So kann Ihr Bedarf für passende ERP-Angebote eingeordnet werden.

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